如何使用文档自动化软件消除文书工作

文书工作既是大多数行业的祝福和诅咒。祝福，在清晰的纸质之路中有助于跟踪工作订单，控制库存，并提供OSHA合规性证明。这是一个诅咒，好吧，这是文书工作。储存重要文件，急于在重要文件上获得正确的签名，并且错位文件的可能性是明显的担忧。但如果你能消除文书工作怎么办？

无纸化工作环境的承诺已经存在了几十年。如今，文档自动化软件使其成为可能。智能手机和移动设备的无处不在的性质可以将所有员工与表单管理系统连接，可以实时更新。以下是一种无纸化系统的一些好处。

标准化模板

使用表单管理系统创建标准化表单，报告简化了流程和捕获信息。您确定需要记录的信息，员工可以在工作场所的手机上访问和填写表格。

自动批准链

批准发票，采购订单，预算和工单是耗时的过程。文档自动化软件可以从提交的文件中提交相关信息，当符合预定标准时批准请求。

预测系统

一旦您的表单管理软件具有文档数据库，它就可以开始预测特定问题时可能会出现特定问题，让您花时间采取措施防止问题并减少停机时间。

提醒和警报触发器

需要定期更新许多类型的文书工作，包括OSHA合规文件和培训认证。文档自动化软件可以在续订文件时跟踪文档并及时发送给您的提醒。表单管理系统还可以在某些条件下发送警报，例如当提交工作场所事件表格时。

使用照片和视频

有时，照片或短视频介绍了比书面描述更好的情况。使用表格管理系统，员工可以上传Visual Media来支持文档 - 理想的如果现场中的员工需要来自家庭办公室的建议。软件系统还可以包括视频教程员工可以用作工作场所中的参考和指南。

文档自动化软件对EHS管理特别有价值，因为它提高了跟踪，合规性和数据分析。消除您工作场所的文书工作，并发现如何简化文档使用表格管理系统。